Dane osobowe

Często przebywam w terenie u naszych OFWCA. Rozmawiam o wspólnym biznesie, doradzam, jak rozwiązać różne problemy. Obserwuj pracę, analizuję i wyciągam wnioski. Co mnie szczególnie zaskoczyło w ostatnim czasie?

Bardzo beztroskie podejście niektórych pośredników do spraw związanych z ochroną danych osobowych, tajemnicy ubezpieczeniowej i generalnie sposobu oraz jakości przechowywania dokumentów ubezpieczeniowych.

Na czym polegają błędy:

W jednym biurze na ścianie – nawet estetycznie – są wydrukowane wszystkie hasła i loginy dostępu tej agencji do programów dziewięciu zakładów ubezpieczeniowych. Każdy wchodzący to na pewno zauważy i może bez problemów sobie zapisać.

Komputery w biurze są tak niefortunnie ustawione, że obsługiwany klient widzi wszystko to, co robi na drugim komputerze inny pracownik: dane osobowe, sumy ubezpieczeń itd. Również wszystkie dane osobowe i ubezpieczeniowe objęte tajemnicą.

W innym miejscu pół ściany w biurze zajmują regały z kopiami polis i innych dokumentów ubezpieczeniowych z lat ubiegłych. Może to jakaś forma reklamy (jak dużo ubezpieczeń posiada agent!), ale również ogromne zagrożenie, bo bez problemów każdy – jeśli tylko zechce – może te dokumenty wynieść z biura.

Pieczątki leżące na biurku są w zasięgu ręki każdego klienta, a do tego jak mi oświadczono, nie są zamykane na noc. Po zwróconej uwadze niektórzy nie widzą w tym nic niestosownego.

Na innym biurku w szufladce plastikowej leżą sobie Zielone Karty, bez nadzoru, kontroli, każdy może z nich skorzystać. Tłumaczenie, że  “pracownicy muszą mięć je pod ręka, kiedy przyjdzie klient” nie wytrzymuje krytyki, bo taki klient trafia się raz na tydzień, może dwa. Szafy z dokumentami nie są zamykane, pieniądze, wcale niemałe, przechowywane w zwykłych szufladach… Potwierdza się przysłowie,że szewc bez butów chodzi, bo agencja nie ma żadnego ubezpieczenia. Tak się niestety jeszcze nieraz zdarza.

W kontekście zbliżającego się RODO (zmiana przepisów o ochronie danych osobowych) ta niefrasobliwość agentów/OFWCA po prostu przeraża. Jest jeszcze na szczęście czas, aby te sprawy jak najszybciej uregulować:

  • Nikt, żadna osoba – również z rodziny – nie ma prawa mieć wglądu do dokumentów ubezpieczeniowych i zawartych w nich danych osobowych i innych objętych tajemnicą ubezpieczeniową.
  • Dokumenty muszą być przechowywane zawsze w zamkniętych na klucz szafach, podobnie jak pieczątki i inne druki ubezpieczeniowe podlegające rozliczeniu (numerowane polisy, certyfikaty, hologramy, potwierdzenia, nalepki, itd).
  • Wszystkie archiwalne dokumenty powinny być przechowywane w innych pomieszczeniach, poza salą obsługi klientów, gdzie nie są potrzebne. Oczywiście pod zamknięciem.
  • Wszystkie dostępy do komputerów muszą by zabezpieczone hasłem dostępu i to często zmienianym.
  • Wszystkie komputery powinny posiadać odpowiednie zabezpieczenia przed kradzieżą danych zgodnie z obowiązującymi przepisami.
  • Wszystkie te uwagi dotyczą nie tylko biur, ale również agentów “teczkowych” prowadzących ubezpieczenia bezpośrednio u klienta i przechowujących dokumenty oraz dane we własnym domu. Z praktyki znam przypadek, że przyszedł do nas agent z prośbą o skopiowanie mu danych o zawartych ubezpieczeniach, bo “syn mu je skasował podczas gry na tym komputerze”.

W przyszłości, po zmianie przepisów prawa, za każdy wyciek danych osobowych będzie odpowiadał osobiście agent/OFWCA i to nie tylko karnie czy administracyjnie (wysokie kary finansowe), ale również cywilnie przed sadem. Pamiętając o tym już teraz należy uporządkować te wszystkie sprawy. To po prostu ostatni dzwonek.

Udostępnij artykuł

Podobne wpisy

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *